ekspor | impor | perijinan | global trade

Subscribe:

Stupidity / Ketololan

Ingin rasanya berbagi tentang kebodohan (stupidity), yah ketololan dalam pekerjaan dokumen, yang sering sekali dirasakan teman-teman seprofesi. Semoga jadi pelajaran bersama agar lebih mau mengerti, memahami, berempati dengan seluruh pihak berkepentingan. Karena umumnya istitusi terkati exim bekerja dengan system sendiri-sendiri, hingga kaku dan tidak memberikan ruang toleran kepada pihak yang lain, bahkan kepada customer sekalipun yang seharusnya diberikan kemudahan. Di sinilah yang menjadikan segalanya yang sebenarnya mudah jadi ribet bin rumit.

Kebodohan I (pertama) yang ingin saya ceritakan, tentang discrepancy / perbedaan.

Dalam dokumen L/C tertulis pelabuhan muat adalah : “Tanjung Emas, Semarang Port”.
Ini berarti L/C memint? okumen ekspor lainnya yang nantinya dipergunakan sebagai alat negosiasi di bank harus berbunyi dan tertulis sama persis apa adanya. Entah invoice, packing list, coo, fumigasi, karantina, b/l, pokoknya semua dokumen yang terkait harus mengikuti “kehendak” L/C ini.

Kita tahu dokumen-dokumen tersebut dikeluarkan atau dibuat oleh berbagai institusi berbeda, yang kesemuanya memiliki aturan intern mereka sendiri, cara, dan system penulisan yang juga tidak sama satu dengan lainnya. Jika diurut dapatlah diurai seperti ini :
Eksportir : menerbitkan Invoice, packing list, beneficiary certifite dll
Pelayaran : menerbitkan b/l
Perdagangan : menerbitkan COO
Pertanian : menerbitkan Phytos atau dokumen lain
Fumigasi : menerbitkan sertifikat pengasapan
Dan seterusnya…

Pendek kata, semua dokumen harus tertulis “Tanjung Emas, Semarang Port” tidak yang lain. Namun dokumen lainnya dari institusi berbeda tertulis “Semarang, Indonesia”, yang lain lagi menerbitkan “Tanjung Emas, Semarang , Indonesia”, bahkan “Tg. Emas, Semarang”. Hal ini terjadi karena tiap institusi memiliki system penulisan tersendiri yang sudah baku dalam system mereka, bahkan telah terkomputerisasi. Akibatnya, semua redaksi tersebut hanya mengikuti program atau system yang ada di masing2 institusi dan jelas redaksi tersebut tertolak oleh bank karena tidak sesuai bunyi dan kalimatnya berbeda dengan L/C.

Sering kita melakukan koreksi ke institusi penerbit agar redaksi disamakan dengan L/C, namun tak jarang ditolak, karena memang system mereka tidak mengijinkan.
Tidak ada solusi dalam hal ini, tak jarang dokumen harus dikoreksi sendiri oleh eksportir dan diendorse / ditandasahkan / distempel oleh institusi yang dokumennya tersebut kita koreksi. Celakanya tidak semua institusi membolehkan koreksi ini, celakanya lagi kita diberikan ijin boleh mengoreksi sendiri namun mereka tidak mau memberikan stempel / endorse… dan resiko ditanggung sendiri ????? Stupid bukan????
Eksportir maupun perusahaan pengurus jasa sebagai yang dipercaya menangani harus melakukan trik lain, yang intinya dokumen harus sama entah bagaimana caranya, yang tentunya merupakan kebodohan / stupidity juga.

Karena eksportir tahunya dokumen bersih, diterima di bank dan uang pembayaran cair. Eksportir juga tidak mau rugi hanya karena beda redaksi bakal terkena “discrepancy” charge / denda USD.50 – USD.100, - setiap perbedaan kata/ kalimat yang ada. Bagaimana jika terdapat perbedaan 3 buah saja di dalam satu dokumen???
Apa sih bedanya “Tanjung Emas, Semarang” dengan “Tanjung Emas, Semarang, Indonesia”?
atau apa sih bedanya “Tg Emas, Semarang” dengan “Tanjung Emas, Semarang”??? pertanyaannya saja sudah bodoh, apalagi jawabannya, hehehehe.. bener2 stupid.

Hal ini bisa diatasi jika semua pihak terkait duduk bersama dan rela sistemnya diintegrasi dengan system lainnya, agar system tersebut tidak kaku, paling tidak memberikan toleransi ataupun kemudahan. Toh pada awalnya sistem dibikin untuk memudahkan bekerja, bukan untuk membuat sulit bukan? Mudah dikatakan namun sangat sulit sekali dalam prakteknya. Jadi, biarlah ini tetap menjadi stupidity….. kebodohan selalu.

0 komentar:

Posting Komentar